Juhina vaatan kirjatarvete riiulit eelkõige kui süsteemi, mis peab sobituma nii kliendi tööharjumuste kui ka poe laovõimekusega. Alustame alati kasutusjuhtudest: printimine, märkmete tegemine, postitamine ja dokumentide arhiveerimine. Seejärel seome valiku paberite, kalendrite ja tintidega, et ostja saaks ühe külastusega terviku kokku panna.

Esimene samm on paberivalik, sest see määrab ära nii trüki kvaliteedi kui ka seadmete töökindluse. Koostan poe tasandil kolm põhikihti: igapäevane koopiapaber, esinduslikum paber ja eripaberid (nt värvilised või kõrgema paksusega). Risk on see, et liiga lai valik tekitab segadust; liiga kitsas valik sunnib klienti kompromissile ja suurendab tagastuste tõenäosust.

Teine samm on paberiparameetrite selgeks tegemine: grammkaal, heledus, pinnaviimistlus ja sobivus laser- või tindiprinterile. Soovitan riiulisildid siduda kasutusolukorraga, näiteks “aruanded ja lepingud” või “koolituse käsilehed”. Kui seda ei tehta, tekib risk valedele seadmetele sobimatu paberi müügiks, mis võib põhjustada määrdumist või ummistusi.

Kolmas samm puudutab tindivalikut: originaal, ühilduv või täidetav lahendus peab olema kommunikatsioonis üheselt mõistetav. Juhi vaates on kasu selgest tooteinfost ja ühilduvustabelitest, mis vähendavad klienditeeninduse koormust. Risk tekib siis, kui sobivuse info on puudulik või mudelinimed riiulis segamini, sest vale kassett tähendab tarbetut kulu ja kliendirahulolematust.

Neljas samm on kalendrite valimine vastavalt tööstiilile: laua-, seina- või märkmikukalender, päevane või nädalane vaade, ning kas on vaja tunniplaani või projektiplokki. Hea praktika on hoida näidiseksemplare, et klient saaks lehitsemisega kiiresti otsustada. Risk on, et liiga “ilus” kalender müüb end esmapilgul, kuid jääb kasutamata, kui paigutus ei toeta inimese tegelikku planeerimist.

Viies samm on kleepsude ja etikettide sidumine paberi ning postitamisega, et tekiks loogiline ostuteekond. Näiteks aadressietiketid, arhiivisildid ja eemaldatavad märgised peaksid paiknema ümbrike ja kaustade läheduses. Kliendile on kasu, kui selgitame liimi tüüpi ja eemaldatavust; risk on pindade kahjustamine või jälgede jäämine, kui valitakse vale etikett.

Kuues samm on aukurid ja köitmine koos dokumendihalduse tarvikutega, et printmaterjal ei jääks lahtisteks lehtedeks. Soovitan komplekteerida soovituslahendused: aukur + kaustad + vahelehed + köitmisvahend. Risk ilmneb, kui aukude standardid või köitmissüsteemid ei ühti, mis tekitab tarbetut ümbertegemist ja paberikulu.

Seitsmes samm keskendub klambrite, klambrimasinate ning teipide ja liimide praktilisele rollile. Töövoo mõttes on kasu, kui riiulites on eraldi “kiirparandus” tsoon: klambrid, binderklambrid, parandusteip, liimipulk ja läbipaistev teip. Risk on vale teibi või liimi kasutamine olulistel dokumentidel, mis võib aja jooksul kollastuda, lahti tulla või paberit kortsutada.